E-invoicing is de toekomst

Het is niet de vraag óf een organisatie moet overstappen op e-invoicing, maar wanneer. E-invoicing is de toekomst: het is efficiënt, kostenbesparend en voorkomt het maken van fouten. Daardoor ontstaat er ruimte om meer te focussen op analyse. ‘Ik heb uw factuur niet ontvangen’, gaat dan niet meer op, aldus Leon Harinck, business unit leader Financial Management Services en David Busby, expert manager Order-to-Cash bij TriFinance. E-invoicing is inmiddels een veelgehoorde kreet binnen het administratie- en controllersdomein. Maar het is nog geen geadopteerde werkwijze. Dat blijkt wel uit het voorbeeld dat Busby geeft: ‘Bij een grote organisatie waar hoogopgeleide technische professionals “state of the art” technologische producten ontwerpen voor de offshore industrie, was het tot voor kort gebruikelijk dat de secretaresse op een post-it, een kladje, of een afgescheurd blaadje de bedragen doorkreeg die bij een klant in rekening gebracht moesten worden. Vervolgens maakte zij de factuur in Word, werd dat geprint, in een vakje gelegd, door drie mensen bekeken, aangepast, om daarna per koerier wereldwijd naar de klanten gebracht te worden. We hebben het hier over bedragen van meer dan 1 miljoen euro. Aan de “voorkant” dus het nieuwste van het nieuwste ontwerpen en bouwen, en aan de “achterkant” een houtje-touwtjemanier van factureren.’

Een e-invoice is géén pdf-factuur

Uit CBS-cijfers blijkt dat pas 14% van de organisaties tot 250 medewerkers werkt met e-invoicing. Harinck: ‘Bij grotere ondernemingen is dat 54%. Ook nog maar de helft dus. En moet echt wat gebeuren, zeker voor organisaties die met de overheid samenwerken is het vijf voor twaalf, want met ingang van april 2019 verplicht de overheid leveranciers e-invoicing te ondersteunen. Wie dan pas aanhaakt, is echt te laat.’ E-invoicing is geen pdf-factuur die per mail verstuurd kan worden, aldus Busby. ‘Een e-invoice is een compact tekstbestand in codetaal (XML) dat door verschillende administraties, zowel door de klant als door de leverancier, gelezen kan worden.’

Order-to-cashkant: snel, juist en realtime cashflow

Wanneer leverancier en klant werken met e-invoicing biedt dat meerdere voordelen voor beide partijen. ‘Aan de order-to-cashkant (de klant), zorgt een e-invoice ervoor dat misverstanden, onjuistheden of disputen over de vorm van de factuur tot het verleden behoren: de factuur wordt namelijk altijd op één manier ‘opgemaakt’. Een klant kan dan ook niet meer zeggen: “Ik heb uw factuur niet ontvangen”, want de factuur wordt meteen in het systeem gezet, wat ook nog eens een snellere manier is dan versturen per post en/of per mail. De volledigheid wordt dus geborgd omdat facturen altijd worden ontvangen. Dit geldt uiteraard ook voor verstuurde e-invoices. Beide worden direct opgenomen in de administratie, openstaande posten en nog te betalen kosten zijn altijd meteen en direct opvraagbaar. De administratie klopt permanent en de casfhlow is realtime in te zien’, aldus Harinck.

Purchase-to-paykant: kostenbesparing en focus op analyse

Kijkend naar de purchase-to-paykant (de leverancier), waarvoor ook snelheid, juistheid en actuele cashpositie gelden, noemt Busby het volgende: ‘Enveloppen hoeven niet meer geopend te worden. Er ontstaan geen stapels onbetaalde facturen op de hoek van het bureau. Facturen hoeven niet meer in het boekhoudsysteem ingevoerd te worden. De e-invoice wordt volledig automatisch opgenomen in het systeem en kan, wanneer de organisatie geen verdere goedkeuringsprocedures meer toepast, direct gejournaliseerd en gereedgemaakt worden voor betaling. Daar komen geen handen meer aan te pas. Door deze snellere verwerkingstijd worden debiteuren op tijd betaald en behoren spookfacturen ook nog eens tot het verleden.’ Harinck legt wat cijfers op tafel. ‘Laten we uitgaan van 10.000 facturen per jaar. Dan kost handmatige verwerking van een inkoopfactuur 25 euro. De digitale verwerking kost dan 2,50 per inkoopfactuur. Ter vergelijking: de verwerking van een e-invoice kost, afhankelijk van de e-invoicing provider, gemiddeld 0,50 per factuur. Dat is nogal een verschil.’ Door de snelheid van verwerken ontstaat er ruimte voor meer focus op analyse. ‘Niet alleen het bedrijf ontwikkelt zich, ook de finance professional groeit persoonlijk. Hij kan zijn werkzaamheden verdiepen. Groei van medewerkers vinden we bij TriFinance het allerbelangrijkst.’

E-invoicing verdient serieuze aandacht

E-invoicing is geen tool die je op in één middag installeert en klaar is voor gebruik. Het is een veranderingstraject waarin medewerkers moeten worden meegenomen en dat kost tijd. Harinck: ‘E-invoicing verdient serieuze aandacht. Samenwerking tussen medewerkers van klant en leverancier is hierbij de sleutel. En het volgen van een stappenplan (zie kader).’ Busby voegt daaraan toe: ‘E-invoicing is de toekomst. Als organisatie kun je maar beter zorgen dat je aanhaakt om een volwaardige speler te kunnen zijn en blijven. De tijd dringt.’

Stappenplan voor e-invoicing 

1. Start met een businesscase

Vraag u af wat de omvang en de impact op de organisatie is: hoeveel facturen worden er nu verstuurd en aan wie? Hoeveel daarvan zijn buitenlandse debiteuren en crediteuren? Hoeveel kost het op dit moment om een factuur te versturen en te ontvangen? Zijn er besparingen te behalen bij vroege betalingen van uw leveranciers?

2. Doe aan verwachtingsmanagement van alle belanghebbenden

De implementatie van e-invoicing raakt de hele organisatie: het gaat verder dan de debiteuren- en crediteurenmedewerkers. Denk bijvoorbeeld aan de ICT-beheerders, compliance- en security officers, treasuarymedewerkers, sales- en accountmanagers. Betrek, informeer en communiceer met de belangrijkste stakeholders in een zo vroeg mogelijk stadium.

3. Bepaal de vereisten

Wanneer u de techniek toevoegt aan uw bestaande boekhoudsysteem of ERP-omgeving, bepaal dan vooraf wat belangrijk is: enkel een portal om e-invoices te kunnen versturen en ontvangen? Een volledige end-to-endoplossing met e-procurementtoepassingen? Volstaat de meest voorkomende XML-taal: UBL? Faciliteert u zelf het project en beschikt u over de juiste capaciteit en kennis, of hebt u ondersteuning nodig?

4. Neem de compliancyrichtlijnen mee

E-invoicing dient niet alleen technisch en praktisch te passen binnen de organisatie, de compliancyrichtlijnen dienen ook meegenomen te worden. Denk aan de Belastingdienst, bewaartermijnen, keypartners en leveranciers.

5. Zorg voor voldoende capaciteit

Het implementeren en uitrollen van e-invoicing is een on-going-proces. Wanneer de piek van de implementatie achter de rug is, brengt dit nieuwe werkzaamheden met zich mee: het aanbrengen van nieuwe klanten en leveranciers, het finetunen van de automatische boekingen en overige configuraties. Gemiddeld duurt het anderhalf tot twee jaar voor een middelgrote organisatie het maximale uit e-invoicing haalt en vraagt dus continu capaciteit van uw medewerkers.

6. Communiceer extern

Ook voor al uw leveranciers, klanten en externe stakeholders verandert er veel. Zij zullen ook moeten veranderen om de vruchten te kunnen plukken van e-invoicing. Het is belangrijk om goed te bepalen met welke houding u uw contacten benadert: stelt u een termijn en moet iedereen meedoen? Betaalt u later wanneer leveranciers niet meewerken? Of doet u niets, met het risico dat u alleen kunt samenwerken met organisaties die e-invoicing faciliteren. Over TriFinanceTriFinance is een internationale netwerkorganisatie gespecialiseerd in finance consultancy, die de groei van mensen voorop stelt. Er werken meer dan 800 professionals – Me inc.®’ers (me incorporated) – verspreid over Nederland, België en Duitsland. Dankzij dat netwerk kan TriFinance snel nieuwe verbindingen leggen, kennis delen en aanbieden. Het bedrijf biedt een unieke combinatie van diensten, die Transition & Support, Advies, en Recruitment & Selection bundelt tot een hoogwaardig en pragmatisch totaalpakket. De netwerkorganisatie levert geen dikke rapporten maar wel concrete en passende oplossingen. Met die ‘do-how’-aanpak richt TriFinance zich vooral op grote en middelgrote bedrijven, zowel in de industrie als in de dienstensector. Banken, verzekeringsmaatschappijen en organisaties uit de (semi)publieke en non-profitsector behoren ook tot de klanten.Dit artikel is gesponsord door TriFinance.