Schildersbedrijf, drukwerkleverancier of hovenier: als u nieuwe contracten afsluit met overheidsorganisaties, komt u er vanaf volgend jaar niet meer onderuit uw factuur aan te leveren als e-factuur. Voor kleine leveranciers lost Easy Systems dit vraagstuk eenvoudig en voordelig op met een nieuwe tool: de Easy Peppol Portal.
De Rijksoverheid verlangt al sinds begin 2017 dat haar leveranciers werken met e-facturatie. Vanaf april 2019 moeten ook lagere overheden, waterschappen, zelfstandige bestuursorganen, agentschappen en aanbestedende diensten in staat zijn e-facturen te ontvangen in een nieuw, gestandaardiseerd XML-formaat. 'In de praktijk komt dat er op neer dat leveranciers niet anders kunnen dan hun facturen ook in dat format te versturen', zegt Jan Willem ter Steege, directeur van softwareleverancier Easy Systems.
Geen pdf
Over e-factureren of ‘e-invoicing’ bestaan bij veel ondernemers nog misverstanden. Zo denkt menigeen nog dat het mailen van een rekening met een bijgeleverde pdf volstaat. Een pdf is een digitaal bestand, maar moet nog steeds handmatig verwerkt of via een scan & herken-oplossing worden ingelezen. Juist daar wil de overheid vanaf, aldus Ter Steege; zij wil toe naar een ‘system to system’-verwerking, waar aan haar kant geen menselijke tussenkomst meer voor nodig is.
PEPPOL-netwerk
Facturen aan overheidsinstanties kunnen onder meer verstuurd worden via Digipoort, het digitale ‘postkantoor’ van de overheid, waarmee alléén naar de overheid gefactureerd kan worden. Daarnaast kan het aanleveren van facturen, ook aan andere aangesloten partijen via een beveiligd netwerk, genaamd ‘PEPPOL’, afkorting van Pan European Public Procurement Online. Door gebruik te maken van zogeheten ‘Access Points’ kunnen participanten versleutelde berichten naar elkaar sturen. Probleem voor kleine bedrijven en zzp’ers is, dat zij meestal niet de software in huis hebben om facturen in het juiste format te versturen en toegang te krijgen tot PEPPOL. Voor ondernemingen in dat segment heeft Easy Systems een oplossing bedacht. “Onze portal is geschikt voor bedrijven die niet dagelijks, maar incidenteel zaken doen met de overheid, en in kleine volumes facturen versturen. Dat zijn meestal niet de grote partijen, maar kleine leveranciers, die minder dan 500 facturen op jaarbasis versturen naar overheden.”
Makkelijk aanleveren
Het kleinbedrijf zal volgens Ter Steege een rekensommetje maken: is een geautomatiseerd systeem dat direct koppelt met de systemen van de overheid het waard om aan te schaffen? Hij denkt van niet: 'Zo’n oplossing is daar, afgezet tegen de omvang van het bedrijf, het aantal facturen en de omzet, te duur voor. Zulke ondernemingen zullen goedkope manieren zoeken om toch facturen in het vereiste format aan te leveren bij overheidsklanten. Voor die behoefte hebben wij onze Easy Peppol Portal ontwikkeld. Die stelt kleine organisaties en zzp’ers in staat makkelijk hun facturen aan te leveren aan álle overheden binnen Europa. Via ons worden ze officieel participant van het PEPPOL netwerk.'
Verificatie
Hoe dat in z’n werk gaat? Niet ingewikkelder dan bijvoorbeeld internetbankieren, aldus Ter Steege. 'Nadat Easy Systems door het controleren van KvK-gegevens heeft geverifieerd dat het bedrijf is wie het zegt te zijn, is het een kwestie van inloggen, factuur aanmaken en gegevens invoeren', legt hij uit. 'Het portal ‘vertaalt’ de factuur naar het vereiste elektronische formaat. Een XML-bestand wordt daarna direct in het systeem van de ontvanger geïmporteerd met de juiste specifi caties. Het IT-systeem van de desbetreffende overheid kan de gegevens op de factuur direct verwerken en de informatie gebruiken waarvoor zij bedoeld is.'
Niet duur
Een ander uitgangspunt bij de ontwikkeling van het portal was, dat gebruik ervan niet te veel mag kosten. Ook dat is gelukt, aldus Ter Steege. 'Mede omdat het niet om grote volumes gaat, werken we met een vrij lage setup-fee en een lage prijs per factuur. Voor het transporteren en opslaan van zo’n factuur moet je denken aan bedragen die onder een euro liggen.'
De applicatie is primair bedoeld voor het sturen van facturen in het vereiste format. 'Maar Easy Systems is van plan daar bovenop nog enkele functionaliteiten beschikbaar te stellen. Zo is het handig als de afzenders de bevestiging krijgen dat hun factuur goed is aangekomen bij de klant. Verder krijgen zij een kopie toegestuurd van hun factuur, ten behoeve van hun eigen administratie.'
Diverse voordelen
Ter Steege hoopt dat ondernemers ontdekken dat er veel voordelen zitten aan de nieuwe verplichting. Zo wordt volgens hem fraude bijna onmogelijk, omdat aan de kant van de ontvanger de inhoud niet meer kan worden gewijzigd. Als een bedrijf een e-factuur via PEPPOL heeft verstuurd, liggen de ‘trails’, de elektronische sporen vast.
Kwijtraken onmogelijk
Documenten verschuiven niet meer van het ene naar het andere bureau of scherm en kunnen niet meer ‘kwijtraken’. De Belastingdienst kan dit deel van het verkoopboek eenvoudig controleren. Gebruikers voldoen met het gebruik van het portal meteen aan de bewaarplicht van zeven jaar die de fiscus oplegt. Ook de accountant heeft er minder werk aan. En voor de liquiditeitspositie van bedrijven minstens zo belangrijk, volgens Ter Steege: 'E-facturatie versnelt in de regel het betaalgedrag.'
Over EasySystemsEasy Systems ontwikkelt ERP-onafhankelijke software voor het optimaliseren van uw purchase to pay proces. Met onze intuïtieve en slimme software helpen wij organisaties om kostenvoordelen te behalen. Wij ontwikkelen, implementeren en onderhouden een breed scala aan oplossingen op het gebied van factuurverwerking, contractmanagement, inkoopmanagement, declaratiemanagement en e-facturatie. Dit artikel is gesponsord door Easy Systems.
