Waarschijnlijk krijgt uw organisatie regelmatig met diverse wijzigingen te maken. Als controller voelt u de rapportagedruk de laatste maanden dan ook steeds hoger oplopen. u00a0Inzicht in de cijfers van uw organisatie is daarom nu nu00f3g belangrijker dan voorheen. De directie wil immers snel kunnen zien hoe de zaken ervoor staan en indien nodig direct kunnen bijsturen.
Wanneer bedrijfsprocessen binnen uw organisatie nog niet (volledig) gedigitaliseerd zijn, stijgt rapportagedruk nog sterker. Want hoe stelt u in die situatie als controller eenvoudig een goede rapportage samen? Als inkoopfacturen nog ergens in de organisatie rondzwerven, het niet zeker is of betalingen al bij de bank verwerkt zijn en u niet weet wat de liquiditeitspositie van de organisatie is? Daar komt mogelijk nog bij dat veel systemen niet naadloos op het centrale financiële systeem zijn aangesloten. Alles bij elkaar genomen is het dan bijna onmogelijk om regelmatig, snel en betrouwbaar te rapporteren.
Sneller kunnen rapporteren
Als controller in een niet of beperkt gedigitaliseerde organisatie stelt u waarschijnlijk rapportages met de hand samen met gegevens uit verschillende systemen en diverse Excel-sheets. Voor elke vraag van de directie maakt u handmatig een nieuwe rapportage die u vervolgens naar de juiste personen verstuurt. Hierdoor is het maken van analyses lastig en bent u het totaaloverzicht al snel kwijt.
Elke rapportage is slechts een momentopname en gebaseerd op ‘oude’ gegevens. U weet als controller dat het maken van begrotingen voor de toekomst op basis van alleen cijfers uit het verleden onmogelijk betrouwbaar te krijgen is, terwijl de rapportagebehoefte door de vele wijzigingen alleen maar toeneemt. U wilt nu juist sneller en meer verschillende rapportages kunnen opleveren! Maar hoe lost u dit op?
Maak uw organisatie wendbaarder
Door processen te automatiseren wordt uw organisatie wendbaarder. Veel handelingen zijn steeds hetzelfde, ook als deze complex van aard zijn. Door deze taken te automatiseren bespaart u veel tijd, voorkomt u fouten en heeft u altijd actueel inzicht in de stand van zaken. U hoeft dan alleen nog aandacht te besteden aan de uitzonderingen.
Het belang van datakwaliteit
Wanneer u besluit bedrijfsprocessen te automatiseren, is het belangrijk om eerst te kijken naar de datakwaliteit. Het achteraf opsporen en oplossen van datavervuiling is vaak een tijdrovende klus. Tijd die u liever aan iets anders zou besteden. Zorg er daarom voor dat de data zo vroeg mogelijk in het proces gevalideerd is. Dit doet u door zo dicht mogelijk bij de bron al controles in te voeren zodat afwijkingen direct worden gesignaleerd.
Vervolgens moeten de diverse systemen waarmee u werkt aan elkaar worden verbonden. Werkt u bijvoorbeeld met een systeem voor de invoer van klantgegevens, een andere oplossing voor de invoer van projectinformatie en weer een ander pakket voor de invoer van voorraad? Door deze verschillende systemen aan elkaar te koppelen, nemen zij gegevens automatisch over en hoeft u deze niet langer meerdere malen (handmatig) in te voeren.
Drie stappen om sneller te kunnen rapporteren
Natuurlijk zijn er nog meer manieren van digitalisering rondom het facturatie- en betalingsproces die u veel werk uit handen kunnen nemen. Sommige zijn al vrij snel te realiseren zoals een directe bankkoppeling, een geautomatiseerd goedkeuringsproces en e-facturatie.
Bankafschriften automatiseren
Met een directe bankkoppeling ontvangt u met één druk op de knop dagelijks bankafschriften in uw administratie. U hoeft niet langer zelf bestanden met bankmutaties op te halen en in te lezen; uw financiële software matcht de mutaties automatisch met de bijbehorende facturen. Het aantal handmatige handelingen neemt drastisch af, u bent minder tijd kwijt aan betalingen en minimaliseert bovendien de kans op fouten. Met
een directe bankkoppeling maakt u dus een flinke efficiëntieslag.
Goedkeuringsprocessen automatiseren
Door het goedkeuringsproces van inkomende facturen volledig te automatiseren, komt een factuur op basis van bijvoorbeeld de afdeling en/of de hoogte van het bedrag automatisch terecht bij de persoon die hiervoor goedkeuring moet geven. Deze kan de factuur goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega voor de afwikkeling. Zo heeft u volledig grip op de goedkeuring van facturen en het bijbehorende proces en vergroot u de bedrijfsefficiency. Bent u benieuwd wat het
automatiseren van goedkeuringsprocessen uw organisatie kan opleveren?
Het gemak van e-facturatie
Elektronisch factureren is de standaard van de toekomst als het gaat om facturatieprocessen. Met een e-factuur bespaart u eenvoudig zowel op uitgaande als inkomende facturen veel tijd en geld. Doordat alle informatie in één keer system-to-system wordt aangeleverd bent u niet langer veel tijd kwijt aan handmatige invoer.
E-facturen worden direct verwerkt in de financiële administratie en opgeslagen op alle relevante locaties, waardoor de kans op fouten minimaal wordt. Facturen staan op regelniveau direct in de boekhouding zodat uw klant meteen over kan gaan tot het betaalbaar stellen ervan. Ervaring leert dat
e-facturatie ervoor zorgt dat geld sneller op de rekening van uw organisatie staat, met als resultaat een verbeterde cashflow en veel eenvoudiger debiteurenbeheer.
Rapporteren op elk gewenst moment
Aan het aantal snel opvolgende wijzigingen voor uw organisatie kunt u als controller niet veel veranderen. Wel kunt u door verschillende systemen te integreren en processen te automatiseren veel tijd besparen, fouten voorkomen en altijd actueel inzicht in de stand van zaken hebben. Zo kunt u de directie op elk gewenst moment snel laten zien hoe de organisatie ervoor staat en kan er indien nodig direct worden bijgestuurd.
Dit artikel is gesponsord door Visma Software.
