ERP-implementaties zijn meer een bedrijfskundig project, dan een IT-traject. Dat stelt senior consultant Maaike Oenes (foto). Ze opereert op het snijvlak van finance en IT. 'Controllers hebben de juiste data nodig om hun business als adviseur bij te staan. Hoe die informatievoorziening bij hen komt, is een kwestie van het goed neerzetten van processen.'
ERP-implementaties zijn meer een bedrijfskundig project, dan een IT-traject. Dat stelt senior consultant Maaike Oenes (foto). Ze opereert op het snijvlak van finance en IT. ‘Controllers hebben de juiste data nodig om hun business als adviseur bij te staan. Hoe die informatievoorziening bij hen komt, is een kwestie van het goed neerzetten van processen.’
Oenes kan het weten, want zij was zelf ook business controller. ‘In die functie hadden we nog wel eens gedoe over cijfers. Waar komen ze vandaan? Hoe betrouwbaar zijn ze? Kunnen we ze wel gebruiken.’ Ze zit nu in een functie waarbij ze dat juist elimineert door de juiste IT-middelen in te zetten. ‘Bijvoorbeeld een ERP-systeem of een tool voor business intelligence. Vertrekpunt is altijd de strategie. Welke informatievoorziening heb je vanuit finance en de business nodig om tijdige en betere beslissingen te kunnen nemen?'
'Dat vertrekpunt gaat meer over bedrijfskunde, dan over technologie. Je wilt namelijk je manier van werken veranderen. Die moet datagedreven en digitaal worden. Dan is het belangrijk om eerst de processen te bekijken die je aan moet passen. Voordat je een keuze maakt voor bijvoorbeeld een ERP-pakket of een plan maakt voor een implementatie.’
Normeren en vooruitkijken
Dat daar de controller een sleutelrol in speelt, is volgens Oenes evident. ‘Hij of zij is degene die kan normeren binnen de organisatie, en degene die vooruit kan en wil kijken. Bij normen stellen gaat het dan bijvoorbeeld over dat je afscheid neemt van klanten die te weinig marge opleveren. Bij vooruit kijken gaat het over op welke klanten je je als organisatie het beste kunt richten om een goede omzet te halen.'
'Om die twee werkzaamheden te kunnen uitvoeren als controller, moet je kunnen vertrouwen op je informatievoorziening, vaak vastgelegd in een ERP-systeem. Zodat je geen tijd meer kwijt bent met het verzamelen van gegevens, maar juist samen met de business naar normering en vooruitzichten toe kunt. Compleet met realtimerapportages over die normeringen en forecasts.’
Dertien jaar geleden begonnen
Bluefield is dertien jaar geleden begonnen vanuit de finance-hoek. ‘We stemmen het speelveld tussen processen, data, automatisering en rapportages op elkaar af. Inmiddels hebben we negentig medewerkers die vooral een voorliefde voor finance en informatievoorziening hebben. We zijn nu een enabler van finance zodat deze zijn rol kan pakken. Daarbij gaan we niet voor detachering, maar voor een projectmatige en dus bedrijfskundige aanpak. Die verandering wordt ook wel eens de finance transformation genoemd, maar ik vind dat het over meer gaat dan finance; van registreren naar anticiperen. Niet alleen met finance, maar met de hele organisatie.'
'Dat vraagt voor een ERP-implementatie dus ook een breed projectteam en projectaanpak met het einddoel voor ogen. Waar willen we heen? Welke stappen moeten we zetten? Daar begeleiden we klanten in. We zijn vervolgens ook niet gebonden aan een bepaald systeem of merk, maar we kijken wat het beste past bij die specifieke organisatie.’
Geen techneuten
‘We zijn geen ICT-techneuten en willen ook geen techneuten zijn’, vervolgt Oenes. ‘We structureren samenwerkingen en weten wat er nodig is, bijvoorbeeld voor een soepele ERP-implementatie. Dat doen we voor familiebedrijven met directeur-grootaandeelhouders, maar ook voor ondernemingen die gesteund worden door private equitybedrijven. Kortom, ondernemingen die ambitieus zijn en/of hard groeien en een duidelijke structuur in hun informatievoorziening nodig hebben. Dat alles pakken we op vanuit onze tak Solutions. We zijn op dit moment bezig met twee wereldwijde implementaties van systemen van Oracle en Microsoft.’
Data bijeenbrengen
De strategie en de doelstellingen van een organisatie bepalen hoe de systeeminrichting eruit komt te zien. Oenes: ‘Die bepalen namelijk waar je op wilt sturen. En uiteindelijk dus ook welke data je automatisch moet gaan verzamelen en bijeenbrengen om overzicht te hebben. Specifiek punt van aandacht daarbij is het overbrengen van data van oude naar nieuwe systemen. Het is verstandig om daar een transitieteam voor te hebben die bepaalt wat er nodig is en wat niet. Ook die keuze is afhankelijk van de doelstellingen van de digitale transformatie.’
Uiteindelijk levert de transformatie een finance organisatie op die de registrerende en rapporterende rol meer kan laten varen omdat deze is geautomatiseerd. Oenes: ‘Vervolgens gaat het er als controller om dat je de systemen voor je kunt laten werken. Ook daar begeleiden we controllers in. Zodat zij uiteindelijk hun adviserende rol beter kunnen oppakken. In welk managementteam ze ook zitten.’
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Bluefield. 
