Zelf je nek uitsteken
Sloot geeft ook duidelijk aan waar dat kan. ‘Je kijkt naar de keten waarin je zit. Welke uitwisseling van welke gegevens kun je digitaliseren? Wat zouden klanten en leveranciers dan moeten doen? Welke voorbeelden zijn er al in de branche waar je makkelijk op kunt aansluiten bij de digitalisering? Wat is gebruikelijk in de branche en kun je daar elementen van meenemen? Je vergaart kennis van de keten en kijkt wat de mogelijkheden zijn aan de buy- en sales-kant van je eigen organisatie. Dan kan het zijn dat je constateert dat je zelf je nek moet uitsteken om klanten of leveranciers mee te krijgen. Dat je hen de mogelijkheden moet laten inzien. Je kunt ze zelfs helpen met de onboarding zoals we dat noemen.’
Arjan Sloot: ‘Sommige partijen stellen e-facturatie verplicht. Wij vinden dat je klanten en leveranciers beter kunt helpen de voordelen ervan in te zien.’
Geen machtsvertoon
Dat onboarden geniet de voorkeur boven machtsvertoon. Sloot: ‘Je ziet dat sommige partijen bijvoorbeeld e-facturatie verplicht stellen om zaken met ze te doen. Wij vinden dat je klanten en leveranciers beter kunt helpen de voordelen in te zien. Dat leidt namelijk tot minder weerstand. Je wilt ook niet dat om deze reden klanten of leveranciers afscheid nemen. De voordelen zijn in de praktijk vaak zo overduidelijk, voor zowel kleine als voor grotere bedrijven, dat deze zich wel laten overtuigen.’Platform maakt opwachting
Electronic data interchange is de term voor de elektronische uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals orders, rekeningen en bepaalde berichten of bevestigingen. Sloot: ‘Dat is eigenlijk een één op één-verbinding. Dat is wel een beetje de oude gedachte van digitalisering. Telkens per partij waar je zaken mee doet een verbinding leggen, is namelijk veel werk.’ Tegenwoordig zijn platformen de standaard. ‘Waar je naartoe wilt is één platform dat in staat is aan elke veranderende vraag van technologie of aansluitingen van klanten en leveranciers te voldoen. Dat platform moet dus ook meerdere berichtenstromen aankunnen. Facturen, maar ook orders, pakbonnen, leveranciersinstructies, tijdskaarten, enzovoorts.’
Electronic data interchange (EDI) is volgens Sloot verouderd: ‘Je wilt naar één platform toe.’
Facturen automatisch afhandelen
Als voorbeeld noemt Sloot de facturenstroom. ‘We zijn tot nu toe nog heel erg een scan- en herkenland. Dat wil zeggen: in Nederland scannen bedrijven veelal een binnenkomende factuur en verwerken die naar een boekhoudpakket. Of ze krijgen de pdf per e-mail binnen. Daar zit veelal nog een administratieafdeling aan vast die de stroom handmatig afhandelt.’ Dat terwijl je met de nodige checks die facturen automatisch kunt afhandelen. Sloots: ‘Dat levert diverse voordelen op. Denk aan meer tijd voor andere werkzaamheden. Personeel hoeft zich niet bezig te houden met deze repetitieve taken en je kunt meer documenten afhandelen in kortere tijd.’Peppol
Automatiseren kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door facturen via het beveiligde netwerk van Peppol uit te wisselen met leveranciers en klanten. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Via het netwerk kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen. Een voorbeeld van zo’n format is de e-factuur op basis van de Universal Business Language. Sloot: ‘Dat is dus beveiligde systeem naar systeem communicatie, vele malen veiliger dan de pdf per e-mail. Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk moet een organisatie verbinden met een Peppol Access Point. Slechts enkele bedrijven zijn een access point. Deze moeten namelijk voldoen aan strenge voorwaarden. Wij zijn ook zo’n access point.’'Via Peppol kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten uitwisselen.'
