Zo werkt Robotic Process Automation

Veel dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers op bijvoorbeeld de financiële of HR-afdeling bestaan uit repetitieve handelingen. Denk bijvoorbeeld aan het inboeken van facturen, of het aanmaken van nieuwe gebruikers voor uw systemen. Daar gaat veel tijd inzitten. Die tijd zou u liever gebruiken voor meer waarde toevoegende werkzaamheden. Robotisering kan in deze gevallen veel opleveren. In essentie is robotisering eenvoudig: u vervangt repetitief handmatig werk door robotsoftware, die de taken overneemt.

Voordelen van robotisering

Het voordeel van deze robots is dat ze de handelingen sneller kunnen uitvoeren, de kans dat er iets fout gaat vrijwel nihil is en dat de robot 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar is. Het geeft ook de mogelijkheid om in piektijden eenvoudiger op te schalen. Er hoeft bijvoorbeeld geen extra personeel ingezet te worden op deze taken; de capaciteit is makkelijk uit te breiden en de software kan zo worden geprogrammeerd, dat het de belasting opvangt. Als de piektijd afloopt, kunt u ook weer eenvoudig afschalen.

Gegarandeerde kostenbesparing

Deze flexibiliteit in de inzet, in combinatie met de constante beschikbaarheid van de robots en de kleine kans op fouten leveren de organisatie gegarandeerd een kostenbesparing op. Dat maakt dat de ROI van robotisering bij veel processen minder dan een jaar is, of nog sneller. Daarnaast krijgt men door de software goed inzicht in de processen en maakt het gebruik van een softwarerobot het eenvoudiger om te kunnen voldoen aan interne controle en compliance. Zo heeft een softwarerobot een eigen audit trail, waarbij elke stap en activiteit wordt gelogd en bekeken kan worden.

Medewerkers efficiënter inzetten

"Maakt dat mijn medewerkers dan overbodig?”, is een veelgestelde vraag.  Nee, u kunt medewerkers veel efficiënter laten werken. Zij kunnen zich richten op taken die voor de organisatie een toegevoegde waarde hebben. Denk bijvoorbeeld op strategisch niveau. Zo behoudt u de voorsprong op de concurrentie en kunt u die zelfs uitbouwen.

Hoe robotiseert u de processen die voor u belangrijk zijn?

Er zijn veel processen in een organisatie die gerobotiseerd kunnen worden. Maar dat wil niet zeggen dat gelijk alles in een keer moet.  Het is daarom belangrijk om een betrouwbare en ervaren partner te consulteren, zoals Dynatos, die gespecialiseerd is in RPA en u van begin tot einde adviseert, ondersteunt en helpt bij de ontwikkeling van de benodigde software robots.

Diepgaande analyse van de organisatie

Het begint allemaal met een diepgaande analyse van de organisatie. Welke processen zijn er allemaal en welke processen kunnen gerobotiseerd worden? Deze analyse wordt gemaakt in een brainstormsessie. Een van de doelen is om te achterhalen waar de repetitieve taken zich het meest voordoen. Ook wordt gekeken hoe data binnen de organisatie gestructureerd is, zodat daar een goede afstemming met de software voor kan worden gemaakt. Op basis van deze analyse benoemt u verschillende processen die door RPA efficiënter gemaakt kunnen worden. Neem bijvoorbeeld het factuurverwerkingsproces. Nu vergt dit nog veel repetitieve handelingen van medewerkers die de facturen verwerken. Door robotisering en Artificial Intelligence (AI) kunnen facturen automatisch worden ontvangen, uitgelezen en verwerkt, en vervolgens ook nog eens automatisch worden betaald.

Niet alles in één keer robotiseren

Niet alle processen hoeven in één keer gerobotiseerd te worden. Het is immers nogal een verandering voor een organisatie. Het is daarom verstandig om twee à drie processen aan te wijzen, waarbij RPA snel en eenvoudig te implementeren is, zodat ook de medewerkers zien wat het nut ervan is en welke invloed dat heeft op hun werkzaamheden. Vervolgens wordt met de process-owners dieper op de processen ingegaan: hoe zit het proces precies in elkaar en welke uitzonderingen zijn er binnen het proces? Dit wordt allemaal gedocumenteerd en gedeeld. Vervolgens maakt een developer een opzet van de software robot. Samen met de process-owner wordt gekeken of de robot gaat doen wat gewenst is. Als dit het geval is, start de ontwikkeling van de robot en is er een testfase. In deze fase wordt de robot breed getest op de dagelijkse gang van zaken, wat er gebeurt als er een uitzondering op het proces zich voordoet en hoe medewerkers hiermee om kunnen gaan. Als de testfase is afgerond en alles naar behoren werkt, wordt de robot in productie genomen. Loopt dit eenmaal naar tevredenheid, dan kunt u kijken naar welke processen nog meer in aanmerking komen. Denk bijvoorbeeld aan de on-boarding van leveranciers of aanname processen op de HR-afdeling.

Hoe u uw organisatie digitaal transformeert

Het begrip ‘digitale transformatie’ is niet meer weg te denken. Maar wat houdt het nu eigenlijk voor uw organisatie in? In zijn algemeenheid kun je zeggen dat een digitale transformatie het bedrijf minder afhankelijk maakt van papier gedreven processen en meer digitaal laat werken. Dit kan door processen te automatiseren en te robotiseren en digitale connecties met klanten en leveranciers op te zetten.

Iedere organisatie is uniek

Iedere organisatie is uniek en vraagt om passende oplossingen als het gaat om digitalisering en robotisering. Dat maakt het niet altijd eenvoudig om de stappen te zetten naar de juiste oplossing voor uw organisatie. Een succesvolle digitale transformatie staat of valt bij het juiste, onafhankelijke advies. Dat geldt ook voor de implicaties op uw werknemers door deze transformatie. Want een van de aannames is dat een digitale transformatie tot baanverlies leidt. Integendeel, de werknemers zullen anders gaan werken, nieuwe taken krijgen. Een digitale transformatie biedt werknemers nieuwe mogelijkheden, en ontlast hen van repetitieve handelingen. Een onderzoek van het World Economic Forum geeft aan dat er juist nieuwe banen komen door de inzet van automatiseringsoplossingen. (Bron: Future of Jobs Report 2018. World Economic Forum) Omdat een organisatie door een digitale transformatie ‘agile’ wordt; het kan snel inspringen op ontwikkelingen en zich daarnaar aanpassen. Om dit te realiseren, is eerlijke en juiste informatie nodig en advies. Op basis van uw wensen en benodigdheden komt een strategische partner voor financiële procesautomatisering  tot een plan en uitwerking om dit te bewerkstelligen, onafhankelijk van de infrastructuur en softwareleveranciers.

Eerste stappen

Digitalisering, AI en RPA zijn niet meer weg te denken. Maar de eerste stappen zetten kan moeilijk zijn.  Maar  bedenk dat het een noodzaak voor organisaties is om digitaal te transformeren. Het sneller en beter bedienen van klanten, het optimaal profiteren van betalingskortingen en het succesvol uitwerken van een strategische marktbenadering op lange termijn, zouden belangrijke topprioriteiten moeten zijn. Automatisering, robotisering en agility zijn belangrijke factoren om in de huidige markten voorop te lopen. Maar vooral ook om voorop te kunnen blijven lopen. Dit artikel is gesponsord door Dynatos