Softwarerobots werken op turbosnelheid bij Sligro Food Group

Robotisering levert de crediteurenadministratie van Sligro Food Group behalve veel tijdwinst ook een verandering van werkzaamheden op: van veel uitvoerend ‘inklopwerk’ naar analytische taken. Sligro Food Group, een groothandel met in Nederland 50 vestigingen, acht distributiecentra en een centrale backoffice, is in 2017 samen met leverancier Docspro begonnen met het volledig en stapsgewijs robotiseren van de inkomende order- en facturenstroom. Waar menig bedrijf nog aanhikt tegen zo’n operatie, wordt manager Accounts Payable Jac. Willems niet meer nerveus van nieuwe vervolgstappen. Hij kan zich nauwelijks nog voorstellen hoe zijn team de bulk aan werkzaamheden handmatig weggewerkt kreeg vóórdat de softwarerobots hun intrede deden op zijn afdeling. Honderden leveranciers en jaarlijks 1,1 miljoen facturen komen binnen bij Sligro Food Group. Een miljoen als e-invoice en ongeveer 100.000 als PDF of ouderwetse papieren factuur. “Bijna niet voor te stellen hoeveel facturen dat per uur, per dag en per week zijn”, zegt Willems over het transactievolume. Bij de verwerking stonden de medewerkers onder grote tijdsdruk. “Er dreigden voortdurend achterstanden met het matchen van facturen aan orders. Daarom besloten we enkele jaren geleden dat het tijd was voor een grote efficiencyslag, door verschillende workflows geheel te automatiseren.” Een beslissing die grote voordelen opleverde. Niet alleen nam de beheersbaarheid met sprongen toe, ook de nauwkeurigheid en traceerbaarheid – en vooral – de snelheid waarmee processen verlopen. Binnen zeer korte tijd was er al een enorme tijdwinst gerealiseerd.

Enorme voordelen

Al jaren had Robotic Process Automation (RPA) Willems’ warme belangstelling. “Ik zag gelijk de enorme voordelen. Mijn indruk was aanvankelijk dat we nog niet klaar waren voor RPA. We begonnen met het maken van blue prints van alle processen en bijbehorende procedures die in aanmerking kwamen voor Robotic Process Automation.” Dat goed in kaart brengen van alle processen en procedures is echt een vereiste, drukt Willems andere professionals op het hart die aan de slag willen met RPA. “De robot doet wat jij zegt, maar als het proces niet op orde is, gaat het fout.”

Huisleverancier informatiestromen

Sinds 2008 is Docspro Sligro Food Group’s huisleverancier op het gebied van informatiestromen. Inkomende facturen, goederenfacturen en/of kostenfacturen worden met intelligente scan- en herkensoftware van Docspro bij binnenkomst direct gescand, automatisch herkend en vervolgens digitaal verwerkt. “Samen hebben wij onze hele papierstroom en afhandeling van hard copy-nota’s gedigitaliseerd.” De scans worden automatisch geclassificeerd, waarna de relevante gegevens uitgelezen worden en doorgezet naar andere applicaties en workflows. “Dat werkt vlekkeloos”, aldus Willems. Het vertrouwen kwam dus niet uit de lucht vallen toen Sligro Food Group besloot voor RPA opnieuw in zee te gaan met Docspro. “Hun medewerkers denken met je mee en reageren vlot als het nodig is. Verder is deze leverancier verbazend snel met het implementeren van RPA. Een kwestie van weken soms, en dan staat het.”

Niet meer handmatig ‘omkatten’

Sligro Food Group kwam bij het inventariseren en beschrijven uit op achttien verschillende processen, gerubriceerd in zes blokken. “In februari 2018 zijn we gestart met de aansluiting van het eerste proces op twee systemen: het automatisch koppelen van facturen aan orders die een ander ordernummer hebben dan onze systemen. Het ‘omkatten’ was voorheen een handmatige actie. Nu de robot dat heeft overgenomen, scheelt dat ongeveer een halve fte. Hij zoekt razendsnel in allerlei gegevensstromen en systemen en doet minder dan 1,2 seconden over het koppelen van de factuur aan een order. Geen medewerker die dat evenaart. Vrij recent hebben we drie andere robotprocessen geactiveerd en dat scheelde opnieuw 3,4 fte.”

Drie factuurstromen

De inkomende facturen bij Sligro Food Group vallen uiteen in verschillende stromen. “Eén stroom checkt leverancier, ordernummer en bedrag. De happy flow zien wij niet eens meer. Facturen die niet gekoppeld kunnen worden aan een order, worden door de robot onderhanden genomen. Dan is er een stroom gekoppelde maar uitgevallen facturen, waarvan de robot beoordeelt of het een prijs- of leveringsverschil is, of beide, omdat ze niet aan de marge of de afgesproken prijs voldoen, of omdat er verschillen zitten in de aantallen tussen de factuur en de goederenontvangst. Die zet hij in mapjes, zodat een collega-robot er weer verder mee kan gaan. Gaat het om een prijsverschil, dan geeft hij op regelniveau aan wat afwijkt. Het rapport stuurt hij rechtstreeks naar de inkoper, die er akkoord op geeft of niet. Bij geen akkoord volgt er automatisch een verrekenbrief, zodat de factuur altijd conform onze financiële gegevens betaald wordt aan de leverancier. De medewerker die leveringsverschillen afhandelt, krijgt nooit een dossier met prijsverschillen onder ogen. Ook dat houdt de robot uit elkaar.” Zijn alle controles achter de rug, dan gaan de facturen de nachtverwerking van het ERP-systeem in. “Uiteindelijk worden alle facturen automatisch in het systeem verwerkt. Er komt geen mens meer aan te pas; mooier kun je het niet hebben.”

Voldoende checks & balances

Bij het robotiseren heeft Docspro volgens Willems voldoende checks & balances ingebouwd. “Constateren onze robots afwijkingen, bijvoorbeeld omdat er iets is gewijzigd in het systeem, dan stoppen ze met hun werk. Maar nooit zonder aan te geven waar en waarom ze zijn gestopt. Als gebruiker weet je daardoor meteen welk probleem eerst moet worden opgelost.”

Dagelijkse rapportages

RPA maakt financiële processen zeer inzichtelijk. Dagelijks rapporteren de robots over hun werkzaamheden. Willems: “Elke ochtend krijg ik een paar mailtjes. In de ene staat dat de aansluiting succesvol is verlopen, met getallen en een mooie weergave van wat er gebeurd is. Vervolgens krijg ik een mail van robot nummer twee over de koppeling van factuur en orders. In een derde mail vertelt de robot hoeveel prijs- en leveringsverschillen hij heeft geconstateerd en niet meteen zelf kon afhandelen.”

Van uitvoerend naar analytisch

De afspraken met Docspro voor nog een aantal te robotiseren processen met hoge prioriteit heeft Sligro Food Group alweer gemaakt. Kwestie van weken of maanden om de volgende stap te realiseren, aldus Willems. “Ik heb er van staan te kijken hoe snel het gaat als je RPA invoert en hoe het aantal aan bepaalde processen te besteden uren gereduceerd wordt. Dat heeft wel consequenties voor de medewerkers en hun competenties. Die verschuiven van uitvoerend naar analyserend vlak. Mensen die werkzaam zijn bij de afdeling Accounts Payable kunnen zaken beoordelen, interpreteren en aansturen. De nadruk ligt op procesmatig en analytisch denken.”

Optimale klantervaring

De toepassing van RPA heeft volgens Willems niet uitsluitend kostenbesparing als einddoel. “Uiteindelijk gaat er vooral om dat nieuwe technologie de dienstverlening zowel intern (afdeling Inkoop) als extern (leveranciers) verbetert.” Tegelijk kijken de collega’s die het raakt positief aan tegen de veranderingen, is zijn indruk. “Veel druk is weggevallen, waardoor onze mensen meer tijd kunnen besteden aan probleemgevallen. Door de tijd die is vrijgespeeld wordt de communicatie met leveranciers geoptimaliseerd.” Dit artikel is gesponsord door Docspro.